フローチャートを使って業務を効率化する方法
皆さんは業務の流れを説明する時、どんなやり方をしていますか？ 文書で説明する、Excelやパワーポイントで図を使って説明するなど、いろいろな方法があると思います。今回は仕事や作業の細かい流れなどをわかりやすく説明するコツを紹介します。
フローチャート と は
フローチャート と は流れ図とも呼ばれ、作業をする上での手順や処理を図で表した物を指します。様々な図形と矢印を使って流れを可視化することで全体像を把握しやすくなることを目指します。
例えばビジネスでは、時に複数の部門と協力してプロジェクトを進行させる場面が出てくると思います。各部門でどんな作業が発生し他の部門にどの様な影響を与えるかということを共有する際に、文書の資料しか無いとどうでしょうか。業務のプロセスや必要事項がわかりにくく、円滑に仕事が回らなくなってしまいます。
このように、フローチャートはビジネスの場面で重要な役割を果たしているのです。
フローチャート記号
フローチャートで用いられる記号にはいろいろな種類があり、それぞれ違う意味が割り振られています。まずはよく使われている記号５つを紹介します。
①端子
端子は業務・作業の開始や終了を意味します。
②プロセス・処理
ここには作業の内容について書きます。業務を進めるうえで必要な作業ややるべき事を書き、何が必要なのかをわかりやすくします。
③判断
はいかいいえ、真か偽で判断する必要がある作業が当てはまります。ここでは必ず二択のどちらかになるのが特徴です。
④ループ
ここでは業務が完了するまでの間に何度も繰り返し行われる作業について書きます。
⑤線、矢印
業務や作業の流れに沿って記号同士をつなぐ役割をします。向きを書くことでどのような流れで進めていくかがわかります。
次に、上の5つに加えて必要に応じて使われる記号を紹介します。
① 準備
次のプロセスに進む前に準備として行う作業が当てはまります。
② 書類
ここでは読むことができる書類について書きます。
③ データ
外部から入ってくる情報、または外部に出ていく情報を指します。
④ 延期
作業が完了しない待機時間について書きます。業務内で遅れている作業などがここに当てはまります。
⑤ 手動操作・手作業
手動で行う必要のある作業が当てはまります。
フローチャートの種類
フローチャートには用途に合わせた4つの形式があります。1つずつ見ていきましょう。
① 文書フローチャート
文書の流れについて説明するための物です。その文書を複数の部門に閲覧してもらう時にどんな流れで見てもらうのかを表しています。
② データフローチャート
システム内でデータがどの様に送信されているのか、その経路について表しています。
③ システムフローチャート
物理的な構成要素がどんな経路をたどって行くのかを表しています。物理的な構成要素とはサーバーやネットワーク、プログラムなどを指します。
④ プログラムフローチャート
システム内のプログラムがどの様に処理されているのか、またはどの様に管理されているのかを表します。
フローチャートのメリットは作業や業務を可視化できることです。流れを目でわかりやすく確認できるようになれば、様々な場面で大いに活躍します。
① ビジネス
新たなプロジェクトを進行する時はもちろん、既存の業務の改善も期待できます。始まりから終わりまで内容を細かく記載することで無駄な作業が発生していないか確かめることができます。また、過去のフローチャートを参照することで他にも改善点は無いか振り返る時のヒントにもなります。
② 学習
フローチャートは教育現場でも活用できます。例えば生徒が知識を習得することをゴールにすると、その為に必要な作業や必要な物がわかります。ただ漠然と説明するだけでは理解は深められません。着地点に向かって、教師自身も生徒にとっても効率良く学習することができます。
フローチャート作成ツールMockitt
MockittはWondershare社が提供する作図ツールです。Webデザインやアプリの設計などにも使われており、フローチャートを作るのにも最適なツールです。
フローチャートの記号はいろいろな種類があるので、1から作ろうとするととても大変です。Mockittなら使いたい図形を選べばいいだけなので、わざわざ自分で複雑な図形を作る必要はありません。Webブラウザで利用できるので、それぞれのパソコンでソフトをダウンロードしなくていいのは嬉しいポイントです。さらに、複数人で同じファイルを共有して編集することもできます。チームで画面を共有しながら作業ができるので、業務の効率も上がります。難しい操作は無いのでパソコンソフトやツールに対して抵抗がある方でも簡単にお使いいただけます。
価格は1年で6980円のプランと9980円のプランがあります。作成できるプロジェクト数に制限はありますが、無料でも利用できるのでぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
様々な活用法があるフローチャートですが、作図ツールだとかえって作りにくいこともあるかもしれません。Wondershare Mockittシンプルな操作方法で幅広い作図パターンをカバーしているので、ビジネスや教育現場で導入してみてください。
