業務フロー図の概要と見やすい業務フロー図と書き方とは?
業務 フロー 図の概要と見やすい業務フロー図の条件。また業務フローの書き方を紹介します。 業務フロー図は記号と文字を使うので、特に作業の流れを説明するにおいて文章のみで長く書くよりも、伝わりやすい側面があるのです。
業務フロー と は
業務フロー と は
業務フローとは業務の流れを記号と文字で書き記した図です。（フローチャートとも呼びます。） 普通に文章で書くのと比べて作業の流れが見やすいものとなり、助詞や句読点などが省きやすくなり、シンプルに纏められるようになります。 特に業務フローでは、一人の作業ではなくチーム全体の作業を書く事が多く、上の人間が部下の業務把握や指示をしやすいようにする為に用います。
業務フロー（またはフローチャート）を使っている企業・団体は製造業や医療現場、事務系など色々ありますが、どれもが意思疎通の確認や内容の洗い出し。業務改善のアイディア出しやマニュアル統一。コストカットなど様々な用途があります。 またスタッフのやる気を出す為に使われる事もあります。
良い業務フロー図の特徴
良い業務フロー図の特徴としては、営業部や人事部など各部署の役割分担がはっきりと、分かる事が取り上げられます。 また日本工業規格やBPMN形式、データフロー図など同じ業務フローチャートでも様々な形式がありますが、これが全体で統一されていないと、各部署専用の業務フロー図を作ったとしても、当然誤認識を生む要因となってしまいます。 また時系列や分岐条件も、きちんと分かるのも良い業務フロー図の大きな特徴の一つです。
見やすい 業務 フロー 図の書き方
見やすい業務フロー図を書くには、まず業務フローチャートを見せる人の対象及び、目的をきちんと定めます。 外部の者に説明するのと、内部の人間に伝えるのとでは書き方も大分違ってくるはずです。 また、まるであみだくじのように、どれが作業の始まりが分からなかったり、複雑にルートに振り回されないように気を付けます。 その為には基礎的な要素を洗い出し、部門をまたぐ処理を書く場合は上に「営業部門」「顧客管理部門」など欄を設けてハッキリさせます。
業務 フロー 図が作成できるツール
1.Wondershare Mockitt
Wondershare Mockitt は業務フロー図に限らず、サイト設計やワイヤーフレームなど複雑で凝ったものを作りたい人に向けたツールとなっています。
業務フローチャート作成としても、初心者と言うよりは上級者向けの感じがあります。 ですが例えばサイトデザインの完成予想図をダイレクトに業務フロー図上で書いたり、数多くのテンプレートが使えたりします。 ですので見やすい業務フロー図を頑張って書くと言うより、業務フロー図の枠を超えたビジュアル的に華やかな、視認しやすい設計図を書きたいと言う用途に向いたソフトです。
2.Googleスライド
PowerPointのような操作感を持ちながら、Macユーザーでも使えるGoogleアカウントがあればオンライン上で共同編集が可能で、しかもPowerPointファイルとして出力可能となっています。 またオンラインはもちろん、オフラインでも使用できます。有料のPowerPointとは違ってGoogleスライドは無料ですが使えるPowerPointと比べて機能が限られており、それが原因で使いにくかったり、見やすい業務フロー図が作りにくいと言った指摘があります。
3.Lucidchart
フローチャートに限らずマインドマップやネットワーク図も作成が可能で、無料でも100種類も使用可能な豊富なテンプレートを用意しています。 業務フロー図作成初心者がスムーズに使えるようにLucidchartのWebサイトは意識しており、そのままソフト使用にスムーズに移行できる印象もあります。 また30種類のもクラウドサービスと連携しているのも特徴的です。
4.whimsical
直感的にかつ素早く作れる事を意識したソフトで、業務フロー図の他にはワイヤーフレームや付箋、マインドマップが作れます。 業務フローチャートにおいても複雑になりやすい書き方がシンプルになるように設計されており、マイクロソフトワードのように挿入→図形など手間がかかりがちな操作を極力省いています。 また配置バランスも自動で整えてくれるなど、紹介した中では一番シンプルに作れるかもしれません。
見やすい業務フロー図の基礎及び、業務フローの書き方や支援ソフトを紹介しましたが、一番はやはり相性の良いソフトが見つかるかどうかだと思います。 最初は苦手なソフトも使っていく内に。使用しやすいソフトになる可能性もあるかもしれませんが、業務フローチャート作成ソフトが数多くある中、わざわざそれを選ぶ必要はないかもしれません。 とにかく一番書きやすいやり方が、パソコンを使わない手書きにならないように、自分が使いやすい業務フロー図作成ソフトが見つかれば幸いです。
